ワークフロー
読み: ワークフロー
ワークフローとは業務改善の基本
ワークフローは、業務における一連の作業手順とその流れを定義し、申請・承認・実行の各ステップを管理する仕組みを指す。紙の稟議書に始まり、現在はRPAやAIエージェントとの連携によって、人の判断が必要な箇所だけに人間が介在する形へと変わりつつある。
かんたんに言うと
仕事のバトンリレーのルールブックである。誰が、何を、どの順番でやるかを決めておくことで、属人的な判断や抜け漏れを防ぐ。
紙の稟議書から始まった日本企業のワークフローがデジタル化で変わった経緯
日本企業のワークフローの原点は紙の稟議書である。起案者がA4用紙に内容を書き、上長の判子を順番にもらい、最後に総務が原本をファイリングする。この仕組みは昭和の時代から驚くほど変わっていない企業がまだある。
2000年代に入ってサイボウズやジョブカンといったワークフローシステムが普及し、承認のデジタル化が進んである。ブラウザ上で申請し、上長がクリックひとつで承認する。紙が消えたこと自体は前進だが、承認フローの構造そのものは紙時代の焼き直しであることが多い。
問題は、デジタル化しただけでは業務の流れ自体は改善されていないという点にある。5段階の承認が本当に必要なのか、誰も疑問を持たないまま電子化されているケースは珍しくない。
BPMツールが担う業務プロセスの可視化
ワークフローをさらに発展させた概念がBPMである。Business Process Managementの略で、業務プロセス全体を設計・実行・監視・改善するサイクルを回す手法を指す。
BizagiやPega、国内ではintra-martなどのBPMツールを使うと、業務フローを図として描き、そのままシステムとして動かせる。承認ステップだけでなく、条件分岐や例外処理、他システムとのデータ連携まで含めた業務全体を一つの図で管理できる。
ただし、BPMツールの導入で躓く企業は少なくない。ツールの設定が複雑すぎて、結局IT部門しか触れない。現場の担当者が自分でフローを修正できなければ、業務の変化にツールが追いつかなくなる。
RPAとの連携で変わった実行フェーズ
RPAの登場で、ワークフローの中の「実行」部分が変わった。承認が下りたら人がExcelに転記してメールを送る、という作業をロボットが代行する。
たとえば、経費精算のワークフローで上長が承認したあと、経理システムへの入力と領収書のファイリングをRPAが自動処理するような構成は、すでに多くの企業で導入されている。
とはいえ、RPAはルールが明確な定型作業にしか対応できない。承認ルートの判断や、例外ケースへの対応は依然として人間の仕事である。ワークフローの中でRPAに任せる部分と人が判断する部分を切り分ける設計が重要になる。
AIエージェントがワークフローに介在し始めた現在
2025年に入って、ワークフローの中にAIエージェントが組み込まれる事例が出始めている。
具体的には、契約書のレビューワークフローで、法務部門の一次チェックをAIが担当し、リスクの高い条項にフラグを立てたうえで人間の法務担当に回すような構成である。人間がゼロから全文を読むのと比べて、確認すべき箇所が絞り込まれた状態で受け取れる。
もうひとつの方向性が、ワークフロー自体の設計をAIが提案するアプローチである。業務ログから非効率なステップを検出し、フローの組み換えを提案する。
ただし、AIが提案したフローをそのまま採用するのは早計である。業務の流れには、効率だけでは測れない組織内の力学や慣習が絡んでいる。現場の納得感なしにフローを変えると、抵抗が生まれて結局もとに戻る。
ワークフロー設計で見落とされがちなこと
ツール選びに時間をかける企業は多いが、フローそのものの設計に時間をかける企業は意外と少ない。
まず確認すべきは、現在の承認ステップのうち、本当に必要なものがどれだけあるかである。形骸化した承認が3つあれば、それだけで処理に3日余計にかかっている。ツールを導入する前に、不要なステップを削る作業が先になる。
もうひとつ見落とされがちなのが、例外処理のルールである。正常系のフローは誰でも描けるが、差し戻し、取り消し、緊急承認といった例外をどう扱うかが設計の質を決める。例外処理が曖昧だと、現場は結局メールやチャットで個別にやりとりを始め、ワークフローシステムが形骸化する。
当社の見解
当社ではClaude Code・Antigravity・Codexの3つのAIエージェントを日常業務で併用している。記憶を共有しているため、別のAIに同じ説明を繰り返す必要がない。ただし、記憶共有だけでは足りなかった。一方のAIが他方の成果物を勝手に修正して壊す事故が起きた。これを受けてファイル所有権制度を導入し、どのAIがどのファイルを所有するかを定義した。AIの自主性に頼らず、仕組みで上書きや巻き戻りを防いでいる。
同じ失敗を二度としないAIエージェント
今のAIは、聞けば何でも答えてくれます。
でも、セッションが切れた瞬間に前回の失敗を忘れます。
当社が開発しているAIは、過去の経緯を念頭に置いて、
聞かれる前に「それは前回うまくいきませんでした」と声をかけます。
人間にも同じ失敗をさせず、AI自身も繰り返しません。
古参の社員が横にいるように、黙っていても気づいてくれる。
それが、当社が考える本当のAI社員です。